» Hospital Gustavo Fricke agiliza proceso administrativo de facturas

Seguimiento del proceso fue clave en la reducción de tiempo de tramitación interno.

En el Hospital Dr. Gustavo Fricke se tramitan facturas entre 2 a 3 mil millones de pesos mensualmente y la adquisición de todo bien o servicio culmina cuando se cancela al proveedor. Para esto, es necesario la interacción de distintos actores del proceso, el cual que inicia en abastecimiento con la recepción de un requerimiento formal y la ejecución de la compra, por otra parte la oficina de partes recepciona las facturas de los proveedores, se regulariza la documentación en el departamento de control de facturas y a la vez es monitoreado por la Unidad de Control de Gestión al ser un indicador del Balance Scorecard.
Durante el año 2015 se definieron diversas estrategias para optimizar los procesos administrativos del Hospital. Según explica el Subdirector Administrativo, Roberto Díaz “Esto nace en base a dos grandes lineamientos que tiene el hospital. Uno es cumplir con el Balance Score Card, que establece el Ministerio de Salud y el otro centrado en la visión del hospital, que establece la búsqueda de un hospital de calidad centrado en las personas, y eso implica revisar todos los procesos donde establezcamos que efectivamente las personas que estamos aquí trabajando, nuestros proveedores, nuestros clientes internos sean nuestra principal preocupación. En eso nos dimos cuenta que en el procesamiento de las facturas, antes que llegara a contabilidad, nos estábamos demorando bastante más que el tiempo deseado” señala el Subdirector Administrativo. En relación a las medidas adoptadas para conseguir este objetivo David Carmona, Jefe Abastecimiento explica que “una de las estrategias ha sido tener una personas más en control de facturas que es el punto final de la parte de abastecimiento para procesar los pagos a proveedores, seguimientos de documentos pendientes que están retrasados y, lo otro, es la eficiencia en la tramitación de documentos aprobatorios, ya no se hacen compras o licitaciones o resoluciones todos los meses, sino que se está privilegiando los convenios, lo que se traduce en la generación de un sólo documento con firmas y posterior a eso solamente de órdenes de compra o transacciones que no involucren vistos buenos”. Estas estrategias se desarrollaron con el objeto de “minimizar los costos y tiempos de adquisiciones, lo que nos ha permitido bajar la cantidad de transacciones y documentación mensual”. Ester Castillo, encargada de control de facturas, comenta “acá se tramitan todas las facturas que van a pago, adjuntamos la orden de compra la recepción del producto o servicio y la resolución, para ser enviadas a contabilidad. Antes teníamos un promedio de más de 3 meses y ahora vamos en promedio 1 mes, y la meta es llegar a 20 días”, afirma.
Desde este año (2015) el devengamiento oportuno de facturas se monitorea como nuevo indicador en el Balance Scorecard, al respecto Claudia Campos jefa de la Unidad de Control de Gestión señala “Siempre ha sido un indicador bastante complejo debido al volumen de transacciones que se realizan en el Hospital. Estábamos en muy mal pie en este indicar a principio de año, con alto tiempo de devengamiento de las facturas, y se han realizado acciones que han hecho que este plazo se reduzca notoriamente”.
Otra unidad que cumple un rol relevante en el proceso es la Oficina de partes, Adela Aguirre, jefa de esta unidad explica “desde hace aproximadamente 3 años está centralizado el ingreso de facturas por oficina de partes, nosotros recepcionamos y en menos de 24 horas la entregamos a codificación. Los proveedores nos consultan el estado de su factura, nosotros lo revisamos en el programa de control de facturas e informamos”.
¿Cómo compra el hospital?
Obtener un bien o servicio en una institución pública debe ser bajo ciertos parámetros estandarizados y reglamentados; “todas las compras que cualquier institución del estado realice deben realizarse a través de la plataforma Mercado Público, estamos regidos por una ley y una normativa, por lo cual debemos hacer todas nuestras transacciones a través de esta plataforma, la cual tiene 3 alternativas: convenio marco, licitación pública que es un llamado público, una licitación privada que es un llamado a ciertos proveedores o a través de trato directo. Es un proceso largo, porque cada alternativa tiene que tener vistos buenos, resoluciones que lo aprueban, cotizaciones, respetar los tiempos de licitación en que ofertan los proveedores que puede ser entre 5 a 20 días y luego viene el proceso de adjudicación o revisión de las ofertas que implica más procesos administrativos internos, tenemos que seguir todos los pasos que nos dicta la ley, siempre estamos siendo observados por contraloría que es el ente que nos vigila en los procesos administrativos y también la Dirección de Compras Públicas que rige el mercado público” señala el jefe de abastecimiento.